Tài liệu hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams
MỞ ĐẦU
Đây là tài liệu hướng dẫn sử dụng cho các cán bộ kỹ thuật của ĐHQGHN làm quen với sử dụng công cụ Microsoft Teams trong tạo nhóm làm việc và làm việc trong nhóm theo các công việc/dự án cần triển khai đồng bộ giữa các thành viên trong nhóm.
Sau khi làm theo các hướng dẫn trong tài liệu này các cán bộ kỹ thuật của ĐHQGHN sẽ thực hiện được:
· Quản lý các nhóm theo Microsoft Teams
· Tạo được các nhóm công việc để quản lý (nếu cần thiết)
GIỚI THIỆU CHUNG
Microsoft Teams là không gian làm việc tập trung vào trò chuyện được tích hợp với Office 365. Microsoft Teams cấp cho nhóm quyền truy cập tức thì vào mọi nội dung họ cần trong một hub dành riêng cho làm việc nhóm. Tại đó, cuộc trò chuyện, nội dung, mọi người và công cụ tập hợp trong Office 365.
Microsoft Teams được thiết kế cho các nhóm tương tác cao, phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành công việc:
- • Chia sẻ thông tin cập nhật và gửi phản hồi công khai
- • Ra quyết định nhanh chóng và theo kịp các hoạt động của nhóm
- • Cộng tác trên dự án và công việc, bao gồm cùng tạo nội dung và sản phẩm.
- Hướng dẫn này được thiết kế để giúp cán bộ, giảng viên khai thác sử dụng hiệu quả Microsoft Teams. Chủ sở hữu nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục đích của nhóm và tích hợp để mọi người cùng làm việc tại một nơi.
Các khái niệm liên quan
- Nhóm (Team)
Nhóm được thiết kế để tập hợp một nhóm người phối hợp chặt chẽ nhằm hoàn thành công việc. Nhóm có thể thay đổi cho công việc dựa trên dự án (ví dụ: ra mắt sản phẩm, tạo phòng tranh luận số), cũng như duy trì liên tục, để phản ánh kết cấu nội bộ của tổ chức (ví dụ: phòng ban và vị trí văn phòng). Chỉ các thành viên nhóm mới nhìn thấy cuộc trò chuyện, tệp và ghi chú trên các kênh nhóm. Có 2 loại nhóm:
- - Nhóm riêng (private team): chỉ những người được mời mới được tham gia.
- - Nhóm công cộng (public team): mọi người trong tô chức đều có thể tham
gia (có thể lên đến 5000 thành viên).
- Kênh (Channel)
Kênh giúp tổ chức cuộc trò chuyện, nội dung và công cụ của nhóm xoay quanh một chủ đề cụ thể. Có thể tổ chức kênh, chẳng hạn như theo chủ đề (sự kiện), nguyên tắc (thiết kế), dự án (triển khai) hoặc giải trí (nội dung giải trí). Chủ sở hữu nhóm có thể tạo kênh và cho phép các thành viên nhóm tạo kênh khi cần.
Các tab dọc đầu kênh cho phép nhóm giữ lại tệp, ghi chú và nội dung tùy chỉnh
như số liệu Power BI, mục tiêu kinh doanh trên tài liệu Word hoặc biểu đồ tổ chức trên trang chiếu PowerPoint. Sau đó, mọi người trong nhóm có thể dễ dàng truy cập nội dung này. Có thể tùy chỉnh các trình kết nối bổ sung với ứng dụng bên thứ ba ở cấp độ kênh để thu thập dữ liệu từ các công cụ thường dùng như Trello, Asana, GitHub, v.v..
- Tư cách thành viên Nhóm (Team membership)
Khi Microsoft Teams được kích hoạt cho toàn bộ tổ chức của bạn, các chủ sở hữu nhóm được chỉ định có thể mời bất kỳ thành viên nào1 cùng làm việc với họ gia nhập nhóm. Microsoft Teams giúp chủ sở hữu nhóm dễ dàng thêm người vào tổ chức theo tên của họ.
Chủ sở hữu nhóm cũng có thể tạo nhóm dựa trên Nhóm Office 365 hiện tại. Mọi thay đổi được thực hiện với nhóm sẽ được tự động đồng bộ hóa với Microsoft Teams. Tạo nhóm dựa trên Nhóm Office 365 hiện có không chỉ đơn giản hóa quá trình mời và quản lý thành viên, mà còn đồng bộ hóa các tệp nhóm bên trong Microsoft Teams.
- Vai trò của Nhóm (Team roles)
Có hai vai trò chính trong Microsoft Teams: chủ sở hữu nhóm, người tạo nhóm và thành viên nhóm, những người họ mời tham gia nhóm. Chủ sở hữu nhóm có thể chỉ định thành viên bất kỳ trong nhóm là người đồng sở hữu khi mời họ tham gia nhóm hoặc vào bất kỳ thời điểm nào sau khi họ vào nhóm. Có nhiều chủ sở hữu nhóm cho phép bạn chia sẻ trách nhiệm quản lý cài đặt và tư cách thành viên, bao gồm thư mời.
- Cài đặt Nhóm (Team settings)
Chủ sở hữu nhóm có thể quản lý cài đặt trên cả nhóm ngay trong Microsoft Teams. Cài đặt bao gồm khả năng thêm ảnh nhóm, đặt quyền cho các thành viên nhóm để họ tạo kênh, thêm tab và trình kết nối, @nhắc đến toàn bộ nhóm hoặc kênh, cũng như sử dụng GIF, nhãn dán và meme.
- Các bước triển khai tạo nhóm quản lý nhóm với Microsoft Teams
Các bước chính:
- Xác định nhóm bạn sẽ thực hiện trong Microsoft Teams
- Tạo một Nhóm Microsoft cho nhóm họp
- Xác định kế hoạch họp nhóm và tạo kênh trong từng Nhóm Microsoft
- Thêm thành viên, chủ sợ hữu vào nhóm
- Gửi tài liêu cho thành viên
- Tạo meeting với thành viên
TRIỂN KHAI THỬ NGHIỆM
Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ minh họa cách Microsoft Teams có thể giúp gi tổ chức và quản lý nhóm nhanh chóng và hiệu quả. Kĩ thuật có thể tham khảo thêm tài liệu hướng dẫn sử dụng ngắn gọn của Microsoft được cung cấp tại https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2008317
Có thể sử dụng Microsoft Teams thông qua giao diện Web hoặc qua bản cài đặt trên máy tính.
Bước 1: sign in vào hệ thống Ms Teams với tài khoản các kĩ thuật đã có. (ví dụ: abcd@msedu.edu.vn)
Bước 2: Xác định lớp học sẽ thực hiện
Trong hướng dẫn này, ta sẽ tạo nhóm quản lý lớp học Kỹ thuật lập trình.
Bước 3: Tạo một Nhóm Microsoft cho lớp học
Trong ví dụ này, ta sẽ tạo một Microsoft Team để quản lý lớp học về Kỹ
thuật lập trình.
Tên Microsoft Team: Kỹ thuật lập trình C, C++ (987678)
Ở đây ta giả định mã lớp là 987678.
Để tạo một class: thầy/ cô chọn vào ô “Create a team”, hộp tạo “class” sẽ hiện ra.
Chọn “Class”
Nhập tên cho Class
Bước 4: Thêm sinh viên và trợ giảng
Sau khi tạo xong Class, thầy cô có thể thêm sinh viên và trợ giảng (nếu có) vào mục dưới này, hoặc có thể bỏ qua (chọn Skip).
Sau khi tạo xong nhóm cho lớp, giảng viên có thể đẩy tài liệu và tạo Class
Notebook cho lớp trên kênh Chung (General) hoặc chuyển tài liệu theo các kênh
trao đổi. Trong kịch bản này ta sẽ chuyển tài liệu theo các kênh được thiết kế để
sinh viên tiện theo dõi và trao đổi.
Bước 5: Xác định kế hoạch giảng dạy và tạo kênh cho Nhóm
Giảng viên sẽ tạo kênh sau khi xác định luồng công việc cần thiết cho lớp
học này. Kênh giúp tổ chức cuộc trò chuyện, nội dung và công cụ của nhóm xoay
quanh một chủ đề cụ thể. Có thể tổ chức kênh, chẳng hạn như theo chủ đề (sự
kiện), nguyên tắc (thiết kế), dự án (triển khai) hoặc giải trí (nội dung giải trí).
Giảng viên (Chủ sở hữu nhóm) có thể tạo kênh và cho phép trợ giảng tạo kênh
khi cần.
Trong kịch bản này ta tạo các kênh theo các tuần học như sau:
- • Bài 1. Tổng quan
- • Bài 2. Lập trình C,Cpp nâng cao
- • Bài 3. Giải thuật
- • Bài 4. Cấu trúc dữ liệu
- • Bài 5. Thiết kế chương trình
- • Bài 6. Phong cách lập trình
- • Bài 7. Tăng hiệu năng chương trình
- • Bài 8. Lập trình phòng ngừa
- • Bài 9. Gỡ lỗi và Kiểm thử
- • Kiểm tra đánh giá
Để tạo kênh ta nhấp chuột vào dấu … bên phải tên của Nhóm và chọn mục
Add channel
Chọn Add để tạo kênh
Lưu ý tích chọn mục Automatically show this channel in everyone’s
channel list để kênh tạo ra sẽ được hiển thị sẵn trên danh sách kênh của các thành viên trong lớp.Giao diện khi tạo xong Class và Channel như sau:
Để thêm tài liệu theo các kênh. Giảng viên nhấp chuột vào kênh tương ứng
và chọn mục Files, chọn mục New / Folder để tạo thư mục chứa tài liệu.
Nhấp chuột vào thư mục chứa tài liệu để chuyển đến thư mục này, sau đó
chọn nút Upload để đẩy tài liệu hoặc kéo tài liệu trực tiếp từ Windows vào Teams.
Bước 4: Thêm sinh viên, trợ giảng vào Nhóm
Tại bước này, giảng viên xác định những thành viên tham gia lớp học. Có
2 cách để sinh viên, trợ giảng có thể tham gia nhóm của lớp.
Cách 1: Giảng viên tiến hành thêm trực tiếp các tài khoan email sinh viên,
trợ giảng. Cách này thường chỉ thực hiện khi số lượng cần thêm ít.
Cách 2: Sinh viên, trợ giảng chủ động tham gia nhóm bằng cách gửi yêu
cầu hoặc trực tiếp tham gia nhóm bằng cách sử dụng Team code mà giảng viên
cung cấp. Để làm theo cách này giảng viên phải tạo Team code trước và gửi email
cho sinh viên biết Team code này. Trình tự các bước được thực hiện như sau:
B1. Tạo Team Code:
Nhấp chuột vào dấu … sau tên nhóm của lớp và chọn mục Manage team.
Sau đó chọn mục Settings / Team code / Generate
B2. Gửi email thông báo cho sinh viên với Team code của nhóm thông
qua Email của sinh viên (Ví dụ: Team code – y848ncz)
Bước 5: Gửi bài tập cho sinh viên
Thầy/Cô có thể gửi bài tập cho sinh viên thông qua: Assignment. Để tạo bài tập, chọn Create.
Sau đó chọn Class thầy cô muốn gửi bài tập. (Ví dụ: Kỹ thuật lập trình C,C++)
Điền các thông tin liên quan đế bài tập vào các mục phía dưới.
Thầy cô có thể viết các yêu cầu hoặc đính kèm file vào mục Instruction.
Sau khi tạo xong, bấm chọn Assign.
Giao diện quản lý sẽ có dạng như sau:
Bước 6: Tạo meeting với sinh viên
Thầy cô chọn icon “meeting now” để tạo bài giảng trực tuyến sinh viên
Ngoài công cụ MS Teams như trên, để phục vụ công tác giảng dạy và học tập online, thầy cô có thể sử dụng kết hợp thêm các công cụ có các chức năng tương tự như: Google Classroom, Schoology, Moodle, Cousera, Zoom và nhiều phần mềm trực tuyến khác.
MỘT SỐ LINK THAM KHẢO THÊM VỀ MS TEAMS
- · Hướng dẫn sử dụng nhanh các công cụ trong bộ Office 365 của Microsoft:
https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2008317- · Tạo nhóm trong TEAMS: Tại đây
- · Tạo bài tập trong TEAMS: Tại đây
· Hướng dẫn bằng file video:
